POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Politique de protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après nommée la « Politique ») énonce comment l’association des médecins du Centre médical AMCM de Cowansville recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions, « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment où nous les recueillons. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certaines situations pour ce qui est de la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons peu importe la manière, que ce soit notamment en personne, par téléphone ou via les sites Web de prises de rendez-vous.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et à l’avis complémentaire.

À propos de nous

Nos coordonnées

Voici nos informations d’identification complètes :

Association des médecins du Centre médical AMCM de Cowansville

370, rue de la Rivière, local 101

Cowansville (Québec) J2K 1N3

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, madame Josée Trottier, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse courriel suivante:

amcm263@hotmail.com

ou par la poste à l’adresse mentionnée ci-dessus.

Rôles et responsabilités

Au sein de notre regroupement, chacun possède des responsabilités en fonction du rôle qu’il occupe dans la clinique. Dans le cadre de cette Politique, deux catégories de rôle divisent les membres de notre personnel, les professionnels de la santé et les membres du personnel administratifs. Voici donc comment les responsabilités sont attribuées à chacun des rôles de notre clinique :

Professionnels de la santé :

Incluant notamment les médecins, les infirmiers, et les autres professionnels faisant partie de notre regroupement.

Analyse du dossier du patient
Rencontre avec le patient
Accompagnement du patient dans le cadre de ses soins de santé globale
Suivi des demandes d’examens et de consultations
Communication avec le patient des résultats le concernant

Membres du personnel administratif :

Incluant notamment la direction, les adjoints administratifs et les personnes responsables de la comptabilité.

Accueil du patient et inscription à la clinique
Mise à jour du dossier du patient
Gestion des rendez-vous
Gestion des dossiers administratifs afin de permettre aux professionnels de la santé d’effectuer leur travail
Orientation du patient dans la clinique
Réalisation de tâches pour les professionnels de la santé (envoi de demandes, envoi des correspondances avec les pharmacies, numérisation de formulaires, de notes de consultation et de résultats dans le dossier du patient, etc.)

Notre regroupement tient également à former et à sensibiliser les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

Section prévue au Module de formation des nouveaux membres et dans le Manuel d’employé au sujet de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels
Annuellement, sensibilisation au respect des renseignements confidentiels
Au besoin, rappel, dénonciation des cas d’incident de confidentialité et mise en place des correctifs nécessaires

Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » : (i) L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) Le perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » : Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Comment allons-nous traiter vos renseignements personnels?

Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

Lors de l’ouverture d’un nouveau dossier patient (par téléphone ou en personne)
Dans une communication par télécopieur (d’une pharmacie, d’une autre clinique, de l’hôpital, etc.)
Lors d’une prise de rendez-vous en ligne (via le HUB)

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Nom et prénom du patient
Nom et prénom de la mère du patient
Numéro d’assurance maladie (NAM)
Adresse postale
Numéro de téléphone
Adresse courriel
Pharmacie du patient
Dossier médical du patient

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels?

Principalement, auprès du patient directement
Dans certains cas, par le biais d’autres organismes reliés au CIUSSSE (GAP/CAP)

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

Afin d’assurer un meilleur service à la clientèle (confirmation des rendez-vous, envoi de résultats par courriel, etc.)
Afin d’optimiser la gestion du dossier médical du patient

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

Incapacité de monter un dossier médical afin que les professionnels de la santé puissent faire leur travail : identifié le patient, cumulé les informations dans le bon dossier, … Cela engendre une perte totale d’efficacité dans les soins et les services offerts au patient, notamment en ce qui a trait au traitement administratif de son dossier médical.

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Médecin responsable du dossier du patient
Tout professionnel de la santé et membre du personnel administratif qui travaille à la clinique

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

Aucun partage n’est fait avec des tiers de la clinique sans la demande et l’autorisation du patient lui-même.
Lorsque le patient l’autorise, ses renseignements peuvent être communiqués à d’autres professionnels de la santé (médecin spécialiste, pharmacien et autres professionnels) principalement par télécopieur et par courrier interne.
Les renseignements personnels du patient peuvent également être communiqués via le HUB à d’autres professionnels de la santé.

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Généralement, un dossier inactif d’un patient désinscrit de notre clinique peut être conservé 10 ans.
Toutefois, les autorités exigent que certains dossiers soient conservés à vie.
Nous conservons donc vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire selon ce que prévoit la loi applicable. Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous procédons à la destruction de ces renseignements.

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?

Il peut toujours y avoir un risque que de mauvaises personnes aient accès au DMÉ sur lequel sont stockés vos renseignements personnels (pirate informatique, session restée ouverte à la maison sur l’ordinateur d’un membre du personnel travaillant à distance, fuite d’un employé...). Nous mettons cependant tout en place pour que des incidents de la sorte ne se produisent pas.

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Dossiers informatiques : Sur le DMÉ
Dossiers physiques : Dans des pièces fermées à clé et/ou dans des classeurs fermés à clé

Quels produits technologiques utilisons-nous?

Nom du logiciel/ Nom du fournisseur/ Utilités/ Calendrier demises à jour

Omnimed/ Omnimed/ Gestion des dossiers médicaux des patients/ NA
Xacte/ Xacte/ Gestion de la facturation RAMQ/ NA
HUB/ Retal/ Gestion de la prise de rendez-vous au sans-rendez-vous/ NA
Clover/ Clover Network/ Transactions par débit ou crédit/ NA

Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité. La journalisation des utilisateurs qui accèdes au dossier médical est enregistrée et vérifiée en cas de besoin.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions?

En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute autre personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants :

Le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;
Nous agissons en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, mais seulement à votre demande, par exemple si vous voyagez ou déménagez à l’extérieur de la province et que vous nous demandez d’envoyer une copie de votre dossier médical.

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

Accès : Le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
Rectification : Le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
Retrait du consentement : Le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
Restriction ou refus d’accès : Le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
Plainte : Le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/formulaires-et-lettres-types/pour-les-citoyens/.
Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

Site de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Fournisseur de paiements numériques sécurisés

Nous faisons affaire avec des tierces parties de confiance pour le traitement de vos paiements par carte de débit et de crédit. Notre fournisseur pour le traitement des paiements est Clover, lequel est certifié PCI. Annuellement, Clover peut partager vos renseignements de paiement tel que nécessaire pour compléter vos paiements, notamment à des institutions bancaires ou des compagnies de cartes de crédit.

Fournisseurs de fonctionnalités

Nous travaillons avec des sous-traitants pour certaines fonctionnalités de nos services. Par exemple, nous utilisons des sous-traitants pour les fonctionnalités de communication, notamment le HUB pour la prise de rendez-vous au sans-rendez-vous.

Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnel?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.